01Zmapuj dokumenty, które firma naprawdę prowadzi
Spisz sprzedaż, zakupy, rachunki bankowe, wydatki, środki trwałe, przejazdy, wynagrodzenia i dokumenty podatkowe właściwe dla działalności. Program powinien obsługiwać ten zakres bez ręcznego obchodzenia kluczowych funkcji.
Przedsiębiorca odpowiada za kompletną administrację także wtedy, gdy używa aplikacji lub księgowego. Ustal okresy przechowywania i sposób odtworzenia dokumentów po latach.
02Sprawdź faktury i obsługę VAT
Faktura musi zawierać wymagane dane właściwe dla transakcji. Sprawdź numerację, stawki VAT, korekty, waluty, transakcje unijne i możliwość dołączenia dokumentu źródłowego.
Automatyczna sugestia VAT nie jest decyzją urzędu. Przy nietypowej sprzedaży potwierdź zasady z wiarygodnym źródłem lub doradcą przed wysłaniem deklaracji.
03Kontroluj role, kopie i dostęp
Nadaj księgowemu tylko potrzebny poziom uprawnień i włącz uwierzytelnianie wieloskładnikowe. Nie udostępniaj DigiD ani prywatnego hasła do banku.
Sprawdź historię zmian, odzyskiwanie konta, lokalizację kopii i procedurę po utracie urządzenia. Dostęp administratora powinien pozostać po stronie firmy.
04Zachowaj użyteczne dane po zmianie dostawcy
Przed wyborem sprawdź eksport faktur, dziennika, sald, kontaktów, załączników i raportów w popularnym formacie. Sam plik PDF z rocznym wynikiem nie jest pełną administracją.
Wykonuj okresowy eksport i testuj, czy da się go otworzyć bez aktywnej subskrypcji. Po zakończeniu umowy zachowaj dane przez wymagany okres.
05Porównaj koszt całego procesu
Do abonamentu dodaj użytkowników, moduły, rozpoznawanie dokumentów, integrację bankową, wdrożenie, migrację, wsparcie i pracę księgowego. Najtańszy pakiet może wymagać więcej ręcznej pracy.
Ustal, kto księguje, kto kontroluje i kto wysyła deklarację. Nie płać za funkcję, której nikt w procesie nie będzie używał.