01Inventariază evidența pe care firma o păstrează în realitate
Notează vânzările, achizițiile, conturile bancare, cheltuielile, activele, deplasările, salariile, contractele și documentele fiscale relevante. Programul trebuie să susțină acest flux fără soluții manuale pentru funcțiile esențiale.
Antreprenorul rămâne responsabil pentru o administrație completă chiar dacă folosește o aplicație sau un contabil. Stabilește perioadele de păstrare și cum vor putea fi reproduse documentele după mai mulți ani.
02Verifică facturile și tratamentul BTW
Factura trebuie să conțină informațiile cerute pentru tranzacția respectivă. Verifică numerotarea, părțile, data, descrierea livrării, cotele BTW, corecțiile, monedele, operațiunile UE și atașarea documentului sursă.
Clasificarea automată a BTW nu este o decizie a autorității fiscale. Pentru vânzări neobișnuite sau internaționale, confirmă regula într-o sursă oficială ori cu un profesionist înainte de depunerea declarației.
03Controlează rolurile, copiile și accesul
Oferă contabilului numai drepturile necesare și activează autentificarea multifactor. Nu transmite DigiD, coduri personale sau parola privată de internet banking.
Verifică istoricul modificărilor, recuperarea contului, copiile de siguranță și procedura pentru pierderea unui dispozitiv. Accesul de administrator și o copie utilizabilă trebuie să rămână sub controlul firmei.
04Păstrează o arhivă digitală utilizabilă după schimbarea furnizorului
Evidențele de bază ale firmei se păstrează în general cel puțin 7 ani. Pentru datele privind bunurile imobile și anumite operațiuni OSS se aplică 10 ani. Verifică perioada și momentul de la care începe pentru documentele tale.
Înainte de alegere testează exportul facturilor, atașamentelor, operațiunilor bancare, jurnalelor, soldurilor și rapoartelor într-un format utilizabil. Un singur PDF cu rezultatul anual nu reprezintă întreaga administrație. Verifică periodic dacă arhiva se poate deschide și fără abonament activ.
05Compară costul întregului proces
La abonament adaugă utilizatorii, modulele, recunoașterea documentelor, conexiunea bancară, implementarea, migrarea, suportul și activitatea contabilului. Planul cel mai ieftin poate necesita mai multă muncă manuală.
Stabilește cine introduce datele, cine verifică și cine depune declarațiile. LiveInNL nu afișează încă oferte live; confirmă funcțiile, prețul și condițiile direct la furnizor înainte de contract.
